Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, umlagefähige Kosten und typische Fehler

Mieter in Deutschland zahlten 2024 im Schnitt 2,67 € pro Quadratmeter und Monat an Betriebskosten, rund 6 % mehr als im Vorjahr. Das zeigt der aktuelle Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Für eine 80-Quadratmeter-Wohnung sind das gut 2.560 € im Jahr. Wer die jährliche Abrechnung prüft, braucht vor allem drei Dinge: die Fristen, die Liste der umlagefähigen Kosten und einen Blick in die Belege.

Die Fristen: zwölf Monate auf beiden Seiten

Die wichtigste Regel steht in § 556 Abs. 3 BGB. Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen jährlich abrechnen, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Verpasst er diese Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dagegen auch nach Fristablauf auszahlen.

Für Mieter gilt dieselbe Zeitspanne in umgekehrter Richtung: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang beim Vermieter sein. Danach sind sie ausgeschlossen, außer der Mieter konnte die Verspätung nicht verhindern.

Abrechnungszeitraum	Abrechnung muss zugehen bis	Einwendungen möglich
1.1.–31.12.2024	31.12.2025	12 Monate ab Zugang
1.1.–31.12.2025	31.12.2026	12 Monate ab Zugang
1.7.2024–30.6.2025	30.6.2026	12 Monate ab Zugang

Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Vermieter, die erst kurz vor Jahresende verschicken, sollten den Zugang nachweisen können, etwa per Einwurf-Einschreiben oder Bote. Mieter, die eine Abrechnung im Juni 2026 erhalten, haben bis Juni 2027 Zeit, Einwände schriftlich vorzubringen. Eine Nachzahlung wird erst nach einer angemessenen Prüfzeit fällig.

Was umgelegt werden darf: die 17 Positionen der BetrKV

Welche Kosten Vermieter auf Mieter umlegen dürfen, regelt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend. Voraussetzung ist immer, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Der Verweis auf die BetrKV genügt dafür.

1. laufende öffentliche Lasten, vor allem die Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasser
6. verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Aufzug
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Antennen-, Breitband- und Glasfaser-Verteilanlagen
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten

„Sonstige Betriebskosten“ sind kein Sammelbecken. Sie dürfen nur abgerechnet werden, wenn der Mietvertrag sie konkret benennt, zum Beispiel die Wartung von Rauchwarnmeldern, die Prüfung von Feuerlöschern oder die Dachrinnenreinigung.

Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto) sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. Die Reparatur des Aufzugs, ein neues Türschloss oder der Austausch der Heizungspumpe gehören also nicht in die Abrechnung. Das gilt auch für den Hauswart: Erledigt er Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten, muss dieser Anteil herausgerechnet werden. In Eigentumswohnungen ist das Hausgeld deshalb nie eins zu eins umlagefähig, weil es Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage enthält.

Kabelfernsehen: seit Juli 2024 keine Umlage mehr

Bis zum 30. Juni 2024 konnten Vermieter die Gebühren für einen Kabel-TV-Sammelvertrag über die Nebenkosten abrechnen. Dieses sogenannte Nebenkostenprivileg ist mit der Reform des Telekommunikationsgesetzes entfallen. Seitdem dürfen nach § 2 Nr. 15 BetrKV nur noch der Betriebsstrom der Hausverteilanlage und bei neuen Glasfaseranlagen ein begrenztes Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG umgelegt werden. Taucht in einer Abrechnung für 2025 noch eine Position „Kabelgebühren“ in alter Höhe auf, sollten Mieter nachfragen. Für 2024 durften die Gebühren höchstens anteilig für die ersten sechs Monate abgerechnet werden.

Was ist normal? Der Betriebskostenspiegel

Der Deutsche Mieterbund wertet für seinen Betriebskostenspiegel jedes Jahr Abrechnungen für rund 12,4 Millionen Quadratmeter Wohnfläche aus. Mit Abstand größter Posten sind Heizung und Warmwasser mit 1,32 € pro Quadratmeter und Monat, also rund die Hälfte der gesamten zweiten Miete. Je nach Gebäude und Energieträger reicht die Spanne von 0,46 € bis 2,18 €. Danach folgen Hauswart, Versicherungen sowie Wasser und Abwasser.

Würden in einem Haus alle denkbaren Positionen anfallen, kämen laut Mieterbund bis zu 3,68 € pro Quadratmeter zusammen. Das ist ein Rechenwert, kein typischer Fall: Viele Häuser haben keinen Aufzug, keinen Hauswart oder keine Gartenanlage.

Position	€ pro m² und Monat	80 m² im Jahr
Heizung und Warmwasser	1,32	1.267 €
Hauswart	0,37	355 €
Sach- und Haftpflichtversicherung	0,31	298 €
Wasser und Abwasser	0,29	278 €
Gebäudereinigung	0,21	202 €
Aufzug	0,20	192 €
Grundsteuer	0,18	173 €
Müllbeseitigung	0,16	154 €
Durchschnitt gesamt	2,67	2.563 €

Die Werte sind Durchschnitte und kein Maßstab, der eine Abrechnung richtig oder falsch macht. Liegt eine Position aber deutlich darüber, ist das ein guter Grund, die Belege dazu anzusehen. Vermieter müssen nach § 556 Abs. 3 BGB den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten: Überteuerte Hausmeister- oder Versicherungsverträge darf der Mieter nicht ungeprüft mittragen.

Der Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Gesamtkosten eines Hauses auf die Wohnungen verteilt werden. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, sind nach diesem Verbrauch zu verteilen. Andere übliche Schlüssel sind Personenzahl oder Anzahl der Wohneinheiten.

Prüfen Sie in der Abrechnung, ob der Schlüssel dem Mietvertrag entspricht, ob die angesetzte Gesamtfläche plausibel ist und ob er über die Jahre gleich bleibt. Steht für die eigene Wohnung eine größere Fläche als im Mietvertrag oder hat sich die Gesamtfläche ohne Grund verändert, ist eine Nachfrage angebracht.

Heizkosten: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch

Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Nach § 7 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche. Den Anteil von 70 % schreibt die Verordnung vor, wenn das Gebäude nicht den Wärmeschutz von 1995 erfüllt, mit Öl oder Gas beheizt wird und die freiliegenden Leitungen überwiegend gedämmt sind.

Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Ein Kürzungsrecht von 3 % besteht, wenn keine fernablesbaren Zähler eingebaut sind, obwohl sie Pflicht wären, oder wenn die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen fehlen. Seit Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Geräte neu installiert werden. Ältere Heizkostenverteiler und Wärmezähler müssen bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Bei fernablesbaren Geräten muss der Vermieter monatlich über den Verbrauch informieren (§ 6a HeizkostenV).

CO₂-Kosten: das Stufenmodell

Seit 2023 teilen Vermieter und Mieter die Kosten für den CO₂-Preis auf Heizöl und Erdgas nach dem CO₂-Kostenaufteilungsgesetz. Maßgeblich ist, wie viel CO₂ das Gebäude pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ausstößt. Je schlechter der energetische Zustand, desto mehr trägt der Vermieter: von 0 % bei weniger als 12 kg bis 95 % ab 52 kg. Der CO₂-Preis lag 2024 bei 45 € und 2025 bei 55 € je Tonne, für 2026 gilt ein Preiskorridor von 55 bis 65 €.

Ein Beispiel: Eine 80-Quadratmeter-Wohnung in einem Haus mit 25 kg CO₂ pro Quadratmeter verursacht rund 2 Tonnen CO₂ im Jahr. Bei 55 € je Tonne sind das rund 110 € CO₂-Kosten. In der Stufe 22 bis unter 27 kg trägt der Vermieter 30 %, also rund 33 €.

Die Heizkostenabrechnung muss den CO₂-Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlen diese Angaben, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Für Vermieter lohnt der Blick auf die Stufe auch strategisch: Jede energetische Verbesserung, die das Haus eine Stufe tiefer bringt, senkt den eigenen Anteil dauerhaft.

Belegeinsicht: Ihr Recht auf die Unterlagen

Mieter dürfen die Rechnungen und Verträge einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Bundesgerichtshof hat 2020 entschieden, dass dazu auch die Zahlungsbelege gehören, ohne dass der Mieter ein besonderes Interesse begründen muss (Urteil vom 9.12.2020, VIII ZR 118/19). Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, dürfen Mieter eine Nachzahlung zurückhalten.

Die Einsicht findet in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung statt. Fotografieren Sie die relevanten Belege und notieren Sie, welche Positionen Ihnen unklar sind. Bitten Sie um Einsicht schriftlich und rechtzeitig vor Ablauf der Einwendungsfrist.

Typische Fehler in der Abrechnung

• Abrechnungszeitraum länger als zwölf Monate oder Kosten aus einem anderen Jahr
• Verwaltungs- oder Reparaturkosten in Positionen wie Hauswart, Aufzug oder Gartenpflege versteckt
• Kabel-TV-Gebühren nach dem 30. Juni 2024
• Sonstige Kosten, die im Mietvertrag nicht konkret vereinbart sind
• Falscher Verteilerschlüssel oder eine falsche Wohnfläche
• Leerstand zulasten der Mieter: Die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter
• Vorauszahlungen falsch abgezogen, etwa die Soll- statt der tatsächlich gezahlten Beträge
• Heizkosten ohne Verbrauchsanteil, ohne CO₂-Aufteilung oder ohne die vorgeschriebenen Angaben
• Grundsteuer in falscher Höhe: Seit der Reform gelten ab 2025 neue Bescheide, die sich deutlich von den alten unterscheiden können

Formal muss jede Abrechnung die Gesamtkosten je Position, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die abgezogenen Vorauszahlungen enthalten. Fehlt eines dieser Elemente, kann die Abrechnung unwirksam sein. Bei größeren Beträgen oder Streit hilft ein Mieterverein oder für Vermieter ein Eigentümerverband.

Tipps für Vermieter

Rechnen Sie zügig ab und dokumentieren Sie den Zugang. Prüfen Sie Dienstleisterverträge regelmäßig auf ihre Wirtschaftlichkeit. Halten Sie die Belege geordnet bereit, damit die Einsicht reibungslos läuft. Ergibt die Abrechnung eine deutliche Nachzahlung, können Sie die Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB auf eine angemessene Höhe anpassen. Wer neu vermietet, sollte die Vorauszahlungen realistisch ansetzen: Zu niedrige Abschläge führen zu Ärger mit der ersten Abrechnung.

Quellen

• Deutscher Mieterbund: Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2024, veröffentlicht am 18.12.2025, mit Übersicht „Alle Betriebskostenarten im Überblick“
• § 556 BGB, § 556a BGB, § 560 BGB
• Betriebskostenverordnung §§ 1 und 2
• Heizkostenverordnung §§ 5, 6a, 7 und 12
• Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz mit Stufentabelle
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 9.12.2020, VIII ZR 118/19 (Belegeinsicht in Zahlungsbelege)